Compliance

Een compliancecultuur uitbouwen

Onder de verantwoordelijkheid van het Auditcomité en de Raad van Bestuur hebben we in 2019 verder gewerkt aan het ontwikkelen en stimuleren van een bedrijfscultuur waarin ethisch gedrag en naleving van ons beleid en de toepasselijke regelgeving centraal staan. 

De afgelopen jaren hebben we voortdurend geïnvesteerd in het opstellen van een bedrijf breed compliance programma. In april 2019 is een fulltime compliance manager aangesteld om de ontwikkeling van normen en controles te coördineren en zo de naleving en het bewustzijn in de organisatie af te dwingen. Dit betekent een verdere stap om het risico op overtredingen te minimaliseren. 

Na belangrijke wijzigingen in het Managementcomité in de loop van 2019 en als verdere stap in het afdwingen van onze compliance cultuur werken we momenteel aan een volledige vastlegging van onze visie en waarden. In januari 2020 werd een enquête gehouden onder alle medewerkers om informatie te verzamelen over de afstemming tussen persoonlijke en bedrijfswaarden en over de waarden die het belangrijkst worden geacht voor de ontwikkeling van het bedrijf. De resultaten werden voorgesteld aan het ’extended Balta leadership team’ van Balta en worden nu beoordeeld met het oog op mogelijke acties. Een deel van dit werk omvat de verdere ontwikkeling van onze formele gedragscode en ons ethisch beleid, aansluitend op de algemene visie en missie. 

icon icon

Het bewustzijn vergroten

Het bewustzijn vergroten voor ons volledige complianceprogramma was een belangrijke prioriteit in 2019. De risico’s zijn onder meer marktmisbruik, omkoping en corruptie, geschenken en entertainment, antitrust, witwassen van geld, economische sancties, privacy en gegevensbescherming. 

Een van de kernelementen van onze strategie was het toegankelijker maken van het programma via het intranet. Er werd een systeem van 'tips en tricks' en 'red flag'-situaties voor verschillende risico's toegevoegd. We hebben korte samenvattingen in eenvoudige, begrijpelijke taal opgesteld om de verschillende onderwerpen gemakkelijker te kunnen vinden. We hebben ook de bedrijfsblog gebruikt om het engagement van het Managementcomité op het gebied van compliance te benadrukken. De policies zijn nu ook in verschillende talen beschikbaar, zoals bijvoorbeeld de antitrust-policy in het Engels, Frans, Nederlands en Duits, de belangrijkste operationele voertalen van onze medewerkers. 

Naast een gepland opleidingsprogramma gericht op gegevensbescherming en privacy, waren er in 2019 voor elk van de business units extra opleidingssessies beschikbaar op aanvraag. Zo organiseerde modulyss, onze divisie tapijttegels, tijdens zijn internationale verkoop- en marketingevenement een opleiding over mededingingsrecht en anticorruptie. 

Nieuwe starters op senior niveau kregen persoonlijke opleidingen over de Dealing & Disclosure Code van Balta en de relevante Verordening Marktmisbruik. 

Eind 2019 organiseerden we een vijf weken durende communicatiecampagne waarin de belangrijkste complianceboodschappen werden herhaald. Alle Europese medewerkers in leidinggevende functies bevestigden in de loop van het jaar schriftelijk de naleving van het wettelijke beleid, evenals hun engagement om zich te blijven inzetten voor compliance. Deze Compliance Declaration vormt de afsluiting van onze bewustmakingscampagne van 2019. 

In de toekomst zullen we binnen onze onboarding programma's voor nieuwe medewerkers meer aandacht besteden aan compliance en dit omvat ook een schriftelijke bevestiging van kennis en acceptatie van het beleid van Balta. Dat project bevindt zich in een vroeg stadium en zal in 2020 worden uitgebreid. 

We zullen blijven investeren in de opleiding van onze mensen met betrekking tot ethisch en rechtmatig gedrag. Dit jaar zal een nieuwe opleidingscampagne rond anticorruptie en antitrust worden gelanceerd, net als een strategie voor terugkerende opleidingen in de komende jaren. Er zal ook een 'speak up'-procedure worden geformaliseerd en dit zal een belangrijke prestatie-indicator worden. 

Een van de belangrijkste potentiële risico's die zijn geïdentificeerd, is de kloof tussen de verschillende internationale vestigingen en de gevolgen daarvan voor compliance. We hebben de eerste stappen gezet naar een meer gecentraliseerde aanpak om dit risico te voorkomen, via het centrale intranet en door het de policies in meerdere talen beschikbaar te stellen. 

We geven een overzicht van de policies en de procedures over alle domeinen heen en zullen de doeltreffendheid van deze methode in de loop van 2020 opvolgen met als doel een echt wereldwijd programma voor alle business units van Balta. Op korte termijn werken we samen met onze Amerikaanse collega's om consistentie met Europa te verzekeren.

icon icon

Levering van goederen

In september hebben we van de Belgische douaneadministratie het officiële Authorised Economic Operator (AEO)-certificaat ontvangen voor al onze productievestigingen in België. Het AEO-certificaat maakt deel uit van ons plan om de risico's te beperken bij het afhandelen van de exportformaliteiten naar het Verenigd Koninkrijk in het post-Brexit tijdperk. Het is van toepassing op de export naar alle niet-EU-landen en vergemakkelijkt de vlotte doorstroming van de goederen. Het certificaat zal ons helpen om de continuïteit van onze premium leveringsdienst aan onze klanten wereldwijd te verzekeren. 

We zijn ook lid geworden van Custom Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT), een vrijwillig privaat-publiek samenwerkingsprogramma van de Amerikaanse Customs and Border Protection (CBP). C-TPAT zorgt ervoor dat goederen in de toeleveringsketen legitiem en legaal zijn, van producent tot eindgebruiker. Het programma werd oorspronkelijk opgestart om de toeleveringsketens in de VS te beschermen tegen terroristische activiteiten en illegale handel, maar het minimaliseert ook het potentiële risico voor Balta in de internationale handel.

icon

Verantwoordelijke aankoop en toeleveringsketen

Als wereldwijde organisatie met de wens om duurzaamheid in elke activiteit te integreren, is onze relatie met onze leveranciers van groot belang voor het voortdurende succes van Balta. 

Het is ons doel om leveranciers grondig te controleren en te beoordelen op belangrijke gebieden zoals milieu, gezondheid en veiligheid, naleving van de wetgeving, het gebruik van gevaarlijke stoffen, het welzijn van de medewerkers en financiële stabiliteit, alsook de naleving van de erkende internationale regels inzake mensenrechten en kinderarbeid. 

Belangrijke bestaande leveranciers worden gecontroleerd om te verzekeren dat de normen worden gehandhaafd en contracten werden afgesloten ter garantie. In het kader van onze ISO 14001-certificering gebruiken we al enige tijd een balanced scorecard-methode voor het meten van grondstoffenleveranciers. In 2019 hebben we een vergelijkbare meting ingevoerd voor onze transportpartners. We beginnen dezelfde principes toe te passen voor alle aankoopactiviteiten in alle vestigingen en beschikken over een coherent proces voor alles wat we aankopen. 

Om afval te beperken, consolideren we waar mogelijk de aankoopcontracten. In 2019 hebben we het totale aantal leveranciers binnen Balta verminderd en tegelijkertijd het aantal leverancierscontracten verhoogd.

icon

Balta Investors

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren en om onze online diensten beter te laten functioneren. Daarnaast gebruiken we cookies om de inhoud van onze websites voor u interessanter te maken. Door anoniem uw surfgedrag in kaart te brengen, kunnen wij onze websites waar nodig verbeteren en inspelen op de behoeften en voorkeuren van u en andere gebruikers. Meer info in ons cookiebeleid.

Alle cookies toestaan Instellingen